ارتباطات سازمانی، ارسال و دریافت ایمیل و نیاز به آرشیو این نامه نگاری ها، موجب گردید تا تکنولوژی ارسال و دریافت به مرور زمان پیشرفته تر و بیش از پیش پاسخگوی نیازها باشد. میل سروهایی مانند Microsoft Exchange یا اکسچینج، MDaemon، اسمارت ایمیل SmartEmail و... به منظور برقراری این ارتباطات مورد استفاده قرار می گیرد.

صرف نظر از تفاوت های فاحشی که مابین تمامی میل سرورها وجود دارد، در این بخش در نظر داریم به معرفی دو پروتکل مشهور در این زمینه بپردازیم. مسلما بارها در تنظیمات Outlook با گزینه های POP3 و IMAP روبه رو شده اید. این دو را میتوان از مشهور ترین و قدرتمند ترین پروتکل های ارتباطی دانست.

تفاوت موجود بین دو پروتکل مشهور

با وجود عملکرد نسبتا مشابهی که این دو پروتکل دارند وجود تفاوت عمده ی بین آنها موجب می گردد برخی کاربران بسته به نیاز خود یکی از آنها را بر دیگری برتر بدانند.

POP3

این پروتکل که اولین نسخه آن با نام  POP شناخته می شد، به کاربر اجازه می داد تا با تنظیمات انجام شده یک نسخه از ایمیل را در سیستم خود ذخیره کند. این امکان موجب شد تا این پروتکل طرفدران بسیاری پیدا کند. در حال حاضر نیز یکی از بارزترین مشخه های این پروتکل این است که نسخه های اصلی ایمیل را بر روی سیستم کاربران منتقل و آن را از Mail server حذف می کند که با این کار موجب می گردد کاربر همیشه به آرشیو خود دسترسی داشته باشد. البته مهمتر از آن این که شما دیگر نگران فضای اشغال شده نخواهید بود و نیازی به تغییر در هاست نخواهید داشت.این پروتکل جهت ایجاد ارتباطات امن از پورت 995 و در حالت عادی از پورت 110 استفاده می کند.

IMAP

پروتکل IMAP بر خلاف POP3 ایمیل ها را از میل سرور حذف نکرده و علاوه بر انتقال آنها به دستگاه کاربر نسخه اصلی را نیز در سرور ذخیره می کند. برخی این مشخصه را یک راهکار جهت حفظ و نگهداری از اطلاعات می دانند و به عبارتی از این طریق اطمینان خواهند داشت که از اطلاعات در دو نقطه پشتیبان و Backup دارند. اما بسیاری دیگر از مدیران IT جهت صرفه جویی در فضا از این گزینه استفاده نمی کنند. این پروتکل نیز جهت حفظ امنیت در ارتباطات از پورت 993 و در وضعیت عادی از پورت 143 استفاده  میکند.